با برنامه ریزی روزانه وقت کم نیاورید!

در زندگی روزمره، بسیاری از افراد با احساس کمبود وقت، سردرگمی در وظایف و ناتوانی در رسیدن به اهداف خود مواجه هستند. این مشکلات اغلب از نبود یک برنامه ‌ریزی روزانه دقیق و منسجم ناشی می‌شود. برنامه ریزی به زبان ساده، ابزاری کلیدی برای ایجاد نظم، افزایش بهره‌وری و دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت است. در واقع، زمانی‌ که یک روز با برنامه آغاز می‌شود، مسیر انجام کارها مشخص‌تر است و ذهن از فشار تصمیم‌گیری‌های بی‌وقفه رها می‌شود. اجرای اصولی برنامه ریزی روزانه باعث می‌شود فرد بتواند از زمان خود به ‌درستی استفاده کند و تمرکز بیشتری روی اولویت‌ها داشته باشد.

افراد با استفاده از تکنیک های برنامه ریزی می‌توانند ساختار مشخصی برای انجام فعالیت‌های روزانه خودشان ایجاد کنند و با استفاده از ابزارهایی ساده اما کاربردی، بازدهی خودشان را افزایش دهند. به همین دلیل یادگیری این مهارت توسعه فردی، نه‌ تنها برای مدیران یا افراد پرمشغله، بلکه برای همه افرادی که به دنبال رشد و پیشرفت هستند، ضروری است.

در این مقاله، قصد داریم به این سوال که چگونه برنامه ریزی کنیم؟ پاسخ دهیم. همچنین مراحل برنامه ‌ریزی خوب را بیان کرده و فواید آن در زندگی را بررسی می‌کنیم. علاوه بر این منابع کمکی برای برنامه ریزی روزانه آورده‌ایم تا بتوانید بهترین برنامه ریزی روزانه را داشته باشید.

برنامه‌ریزی روزانه چیست و چرا مهم است؟

در بسیاری از مواقع، افراد با وجود داشتن انگیزه و اهداف مشخص، نمی‌توانند به نتیجه مطلوب برسند. یکی از دلایل اصلی این مسئله، نبود برنامه‌ ریزی اصولی در طول روز است. برنامه ریزی روزانه به‌ عنوان یک ابزار کاربردی، به افراد کمک می‌کند تا مسیر انجام کارها را روشن‌تر ببینند و بدون اتلاف وقت، تمرکز خود را بر اولویت‌ها معطوف کنند. اما واقعاً چرا برنامه‌ریزی تا این اندازه در زندگی شخصی و کاری اهمیت دارد؟ 

در باب اهمیت برنامه ریزی در یک جمله می‌توان گفت: برنامه‌ریزی باعث ایجاد آرامش ذهنی، افزایش بهره‌وری و رشد مداوم فردی می‌شود. و واقعاً چه چیزی از این مهم‌تر است؟

اگر تا به‌ حال به اطرافتان دقت کرده باشید، احتمالاً متوجه شده‌اید که بعضی افراد در انجام کارهایشان همیشه منظم، وقت ‌شناس هستند. شاید در نگاه اول تصور کنید این افراد زمان بیشتری نسبت به دیگران دارند یا مسیر زندگی‌شان بدون مانع است. اما واقعیت چیز دیگری ا‌ست؛ آن‌ها فقط بلدند چطور زمان خود را مدیریت کنند و با برنامه پیش بروند.

بهترین برنامه ‌ریزی روزانه، درست مثل هر مهارت دیگری، کاملاً قابل یادگیری است و باید شروع کنید. وقتی شما کارها و وظایف‌تان را در یک دفتر یا اپلیکیشن برنامه ریزی یادداشت می‌کنید، در واقع مشغول طراحی نقشه‌ای برای حرکت در مسیر زندگی هستید. با این کار همیشه می‌دانید که در چه مرحله‌ای هستید، چه کارهایی را انجام داده‌اید و چه کارهایی پیشِ رو دارید. 

و دقیقاً همین برنامه‌ریزی‌های به ‌ظاهر ساده و روزمره هستند که می‌توانند در درازمدت شما را به نتایج بزرگ و دست‌ نیافتنی برسانند.

فواید برنامه‌ ریزی در زندگی

برنامه ‌ریزی روزانه تنها یک ابزار ساده برای یادداشت وظایف نیست؛ بلکه یکی از مؤثرترین روش‌ها برای مدیریت مؤثر زمان، افزایش تمرکز و دستیابی به اهداف شخصی و شغلی است. در ادامه، مهم‌ترین مزایای این سبک از برنامه‌ ریزی را مرور می‌کنیم:

• احساس نظم و انسجام ذهنی: وقتی تمام کارها، وظایف، جلسات و برنامه‌ها در یک چارچوب مشخص و از پیش تعیین شده قرار می‌گیرند، ذهن از آشفتگی دور می‌ماند و تمرکز بیشتری پیدا می‌کند.
• افزایش تمرکز در انجام فعالیت‌ها: برنامه ‌ریزی روزانه به شما نقشه‌ای واضح برای حرکت در طول روز ارائه می‌دهد. به‌ جای نگرانی در مورد فراموش کردن کارها، می‌توانید با آرامش و دقت بیشتری بر هر فعالیت تمرکز کنید.
• ایجاد انگیزه در طول روز: زمانی که کارهای روزانه به بخش‌های کوچک و قابل مدیریت تقسیم می‌شوند، ذهن احساس توانمندی بیشتری می‌کند. این مسئله انگیزه لازم برای شروع و ادامه‌ی فعالیت‌ها را فراهم می‌آورد.
• کاهش استرس و سردرگمی: با داشتن یک برنامه ریزی روزانه مشخص، می‌دانید از هر روز چه انتظاری دارید. این آگاهی باعث می‌شود حتی در مواجهه با چالش‌های پیش‌بینی‌ نشده، آرامش و تسلط خود را حفظ کنید.
• افزایش خودآگاهی نسبت به زمان: برنامه‌ریزی باعث می‌شود از حالت انجام خودکار امور خارج شوید و نسبت به فعالیت‌های روزانه‌تان آگاه‌تر باشید. این آگاهی از هدررفت زمان جلوگیری کرده و به بهینه‌سازی عملکرد و افزایش اعتماد به نفس کمک می‌کند.
• بهبود بهره‌وری شخصی: ایجاد برنامه‌هایی واقع‌بینانه بر اساس توانایی‌ها و ظرفیت‌های واقعی شما، از فشارهای اضافی جلوگیری می‌کند و در نتیجه بهره‌وری پایدارتری را در طول روز به همراه دارد.

برنامه ‌ریزی روزانه ابزاری قدرتمند برای ساختن سبک زندگی هوشمندانه‌تر و رشد و توسعه فردی است؛ سبکی که در آن، هر اقدام هدفمند بوده و هر لحظه معنا دارد.

اصول برنامه ریزی روزانه مفید

برای اینکه از روزتان بیشترین بهره را ببرید، فقط کافی نیست که یک لیست از کارها تهیه کنید؛ بلکه باید بدانید چطور این لیست را اصولی بچینید تا نتیجه‌ای داشته باشد. در ادامه با چند اصل ساده ولی کاربردی آشنا می‌شوید که پایه‌های یک برنامه‌ ریزی روزانه خوب را می‌سازند:

1. با هدف شروع کنید
   قبل از اینکه سراغ کارها بروید، از خودتان بپرسید: «می‌خواهم امروز چه نتیجه‌ای بگیرم؟» داشتن هدف مشخص، باعث می‌شود تمرکز بیشتری داشته باشید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
2. کارهای مهم را اول انجام دهید
   هر روز، یک تا سه کار مهم‌تر از بقیه وجود دارد. این کارها را شناسایی و اول وقت انجام دهید. این اصل ساده، به طرز چشمگیری بهره‌وری‌تان را بالا می‌برد.
3. واقع‌بین باشید
   برنامه‌ای که در آن برای ۲۰ کار زمان گذاشتید، عملاً قابل اجرا نیست. زمان، انرژی و شرایط روزتان را در نظر بگیرید و فقط کارهایی را بنویسید که واقعاً می‌توانید انجامشان دهید.
4. زمان‌های مرده را احیا کنید
   زمان‌هایی مثل بین دو جلسه، در صف یا مسیر رفت‌وآمد، می‌توانند برای کارهای کوتاه و ساده مثل پاسخ دادن به پیام‌ها، مرور یادداشت‌ها یا گوش کردن به پادکست، مفید باشند.
5. بازه‌های استراحت را فراموش نکنید
   برنامه‌ریزی خوب، بدون استراحت کامل نیست. مغز شما نیاز دارد هر از چند گاهی رفرش شود تا بتواند عملکردش را حفظ کند. چند دقیقه تنفس بین کارها یا گوش دادن به یک پادکست مدیتیشن معجزه می‌کند.
6. انعطاف‌پذیر باشید
   همیشه ممکن است چیزی طبق برنامه پیش نرود. پس برنامه خوب برنامه‌ای است که قابلیت تنظیم و جابجایی را داشته باشد. سخت نگیرید و خودتان را بابت تغییرات سرزنش نکنید.
7. شب‌ها برنامه فردا را مرور کنید
   پایان روز، فرصت خوبی است تا نگاهی به کارهای انجام‌ شده و انجام ‌نشده بندازید و روز بعد را با آمادگی بیشتر شروع کنید.

همچنین بخوانید: اصول برنامه ریزی افراد موفق

گام های طلایی برای برنامه ریزی روزانه حرفه‌ای

فرض کنید جمعه عصر است و در آستانه شروع هفته‌ای شلوغ و پر از مسئولیت قرار دارید. اگر بدون برنامه‌ریزی مشخص هفتگی و روزانه پیش بروید، به احتمال زیاد با پراکندگی ذهن، اضطراب و کاهش بهره‌وری مواجه خواهید شد.

در چنین شرایطی، داشتن یک برنامه روزانه دقیق و متناسب با نیازهای فردی و حرفه‌ای، می‌تواند به‌طور قابل ‌توجهی از فشارها و سردرگمی‌های احتمالی بکاهد. واقعیت این است که شروع قدرتمند، تنها با تدوین یک ساختار منظم و هدفمند امکان‌پذیر خواهد بود. برای داشتن برنامه ریزی روزانه باید مراحل زیر را اجرا کنید:

1. همه کارها را لیست کنید

برای شروع، تمام کارهایی که در طول یک هفته می‌خواهید انجام دهید را بنویسید. این شامل هر دو نوع کار، شخصی و کاری می‌شود. نکته مهم این است که در این مرحله فقط ذهن‌تان را باز کنید و لیستی طولانی تهیه کنید. حتی کارهایی که به ‌طور دوره‌ای انجام می‌دهید، مثل تعویض ملحفه‌ها یا چمن‌زنی، یا کارهای روزمره مثل تهیه صبحانه و شستن ظرف‌ها، را فراموش نکنید. این لیست باید بدون هیچ‌ گونه ویرایش و مرتب‌سازی فقط یک جمع‌آوری از تمام وظایف شما باشد.

2. اولویت‌ بندی کنید

حالا که لیست کاملی از کارها دارید، باید اولویت‌هایتان را مشخص کنید. برای این کار، پیشنهاد می‌کنم از رنگ‌‌آمیزی استفاده کنید تا دسته‌بندی‌ها واضح‌تر شوند. مثلاً کارهای کاری مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی را با رنگ آبی و کارهای شخصی مثل خواندن کتاب برای لذت یا وقت گذراندن با دوستان را با رنگ سبز مشخص کنید. این کار باعث می‌شود راحت‌تر متوجه شوید که در هر روز باید روی چه کارهایی تمرکز کنید.

3. فرکانس انجام هر کار را مشخص کنید

کنار هر کار عدد مربوط به دفعات انجام آن را بنویسید. مثلاً اگر «آماده کردن صبحانه» را هر روز انجام می‌دهید، در کنار آن عدد «7» بنویسید. یا اگر «تغییر ملحفه‌ها» را تنها یک بار در هفته انجام می‌دهید، عدد «1» را بنویسید. با این کار می‌دانید که کدام کارها باید روزانه انجام شوند و کدام‌ یک به برنامه‌های هفتگی یا ماهانه منتقل شوند.

4. کارهای مشابه را گروه‌بندی کنید

وقتی لیست کارهای روزانه‌تان را تهیه می‌کنید، نگاه کنید ببینید آیا می‌توانید کارهایی که شبیه به هم هستند را کنار هم قرار دهید. مثلاً اگر در لیست روزانه شما «شستن ظرف‌ها» و «تمیز کردن سطوح» وجود دارد، می‌توانید این کارها را پشت سر هم یا با هم انجام دهید، زیرا به وسایل مشابهی نیاز دارند و در یک بخش از خانه انجام می‌شوند. با این نوع دسته‌بندی کارها را سریع‌تر تمام می‌کنید و حس رضایت شما از انجام یک سری کارهای مشابه به‌طور هم‌زمان بیشتر می‌شود.

5. یک نمودار هفتگی بسازید

برای داشتن برنامه منظم، یک نمودار هفتگی ایجاد کنید. این نمودار به شما کمک می‌کند که وظایف روزانه و هفتگی خود را به شکلی واضح و قابل مشاهده تنظیم کنید. وقتی کارهای هفتگی دارید، سعی کنید آن‌ها را در روزهایی قرار دهید که فشرده نباشند تا بتوانید از برنامه خود بهره‌وری بیشتری داشته باشید. به‌ عنوان مثال، اگر دوشنبه‌ها چهار کار مهم دارید، نباید اینطوری برنامه‌ریزی کنید که می‌توانید آن‌ها را در شنبه که شش کار مهم دارید، با هم انجام دهید. به جای این کار شنبه بین ۶ تا کار یک استراحت در نظر بگیرید و ۴ تا کار مهمی که داشتید را هم دوشنبه انجام دهید.

6. وظایف خود را بهینه کنید

بعد از اینکه برنامه هفتگی خود را ترتیب دادید، زمان آن است که ببینید آیا وظایفی هستند که بتوانید آن‌ها را ساده‌تر یا بهینه کنید تا زمان کمتری صرف شوند. مثلاً اگر به‌ طور معمول یکشنبه‌ها برای خرید به فروشگاه می‌روید، اما وقتی به خانه می‌رسید زمان کافی برای انجام کارهای دیگر ندارید، می‌توانید به جای خرید حضوری از سرویس تحویل خرید آنلاین استفاده کنید یا کار خرید را به روزهای وسط هفته منتقل کنید. این کار به شما کمک می‌کند که روزهای خود را متعادل‌تر و کم ‌استرس‌تر برنامه‌ریزی کنید.

7. وظایف را مرتب کنید

بعد از اینکه برنامه هفتگی خود را بهینه کردید، حالا زمان آن است که یک برنامه روزانه با زمان‌بندی انعطاف‌پذیر بسازید. به جای اینکه برنامه‌ریزی شما دقیقاً ساعت به ساعت باشد، می‌توانید زمان‌ها را به بلوک‌هایی مانند «صبح»، «ظهر»، «بعدازظهر» و «عصر» تقسیم کنید. با این روش می‌توانید اگر یک کار بیشتر از آنچه که پیش‌بینی کرده‌اید طول کشید یا به یک موقعیت اضطراری رسیدگی کردید، همچنان بتوانید برنامه خود را ادامه دهید و دچار استرس نشوید.

8. انعطاف‌پذیر باشید

برای اینکه ببینید آیا این برنامه برای شما مناسب است یا نه، برای یک یا دو هفته آن را امتحان کنید. ممکن است مدتی طول بکشد تا شما برنامه مناسبی برای خودتان پیدا کنید، پس صبور باشید و به تدریج برنامه‌تان را تنظیم کنید. همچنین، همیشه جایی برای انعطاف در نظر بگیرید، چون در طول روز ممکن است کارهای غیر منتظره‌ای پیش بیاید که مجبور به ایجاد تغییرات در برنامه‌تان شوید.

نمونه برنامه ریزی روزانه کاربردی

برای داشتن یک برنامه ریزی روزانه حرفه ‌ای، می‌توانید از این ساختار استفاده کنید تا روزتان را با نظم و تمرکز بیشتری مدیریت کنید:

1. صبح (7 صبح تا 11 صبح)
   تخت خود را مرتب کنید تا روزتان با نظم شروع شود.
   صبحانه سالم و مغذی آماده کنید تا انرژی لازم برای شروع روز را داشته باشید
   ورزش کنید، حتی اگر تنها چند دقیقه پیاده‌روی باشد. این کار ذهن و بدن شما را برای روز پیش رو آماده می‌کند.
    به ایمیل‌ها و پیام‌های مهم پاسخ دهید.مهم‌ترین و سخت‌ترین کار را شروع کنید.
2. نیم روز (11 صبح تا 1 بعد از ظهر)
   تماس‌های تلفنی کاری را انجام دهید و به وظایف مهم توجه کنید.
   زمان ناهار است؛ غذایی سالم و مغذی آماده کنید. 
   یک جلسه کوتاه مدیتیشن انجام دهید تا استراحتی به ذهن خود بدهید. 
   به ادامه کارها و انجام پروژه‌هایتان برسید.
3. بعد از ظهر (1 بعد از ظهر تا 5 بعد از ظهر)
   بر روی پروژه‌های حرفه‌ای خود تمرکز کنید و کارهای اصلی روز را انجام دهید. 
   با یکی از دوستان یا همکاران تماس بگیرید و از شبکه اجتماعی خود بهره ببرید. 
   زمان کوتاهی برای پیاده‌روی در بیرون اختصاص دهید تا ذهن‌تان باز شود و از فضاهای بیرونی لذت ببرید. 

• عصر (5 بعد از ظهر تا 10 شب)
  شام را آماده کنید و از زمان خوردن غذا برای استراحت و آرامش استفاده کنید. 
  در پایان روز، یک سپاسگزاری در یک روزنامه بنویسید و برای لحظات خوب روزتان قدردانی کنید. 
  یک فیلم یا نمایش تماشا کنید تا به خودتان پاداش دهید.
  بعد از یک روز شلوغ، ظرف‌ها را بشویید و محیط خانه را مرتب کنید. 
  قبل از خواب، یک فصل از کتابی که می‌خوانید را مطالعه کنید تا ذهن شما آرام و آماده خواب شود.

الگوی برنامه ‌ریزی روزانه حرفه‌ای

برای تنظیم برنامه ریزی حرفه ای روزانه، می‌توانید از این الگو استفاده کنید و آن را با نیازهای خود تطبیق دهید:

• صبح (X صبح تا X صبح)
  وظیفه 1 
  وظیفه 2 
  وظیفه 3 
  وظیفه 4 
  وظیفه 5 
• نیم روز (X صبح تا X بعد از ظهر)
  وظیفه 1 
  وظیفه 2 
  وظیفه 3 
  وظیفه 4 
  وظیفه 5 
• بعد از ظهر (از ساعت X بعد از ظهر تا ساعت X بعد از ظهر)
  وظیفه 1 
  وظیفه 2 
  وظیفه 3 
• عصر (از ساعت X بعد از ظهر تا ساعت X شب)
  وظیفه 1 
  وظیفه 2 
  وظیفه 3 
  وظیفه 4 
  وظیفه 5 

با استفاده از این الگو می‌توانید ساختار واضحی برای روز خود داشته باشید و وظایف خود را به‌طور مؤثر و منظم انجام دهید. با تنظیم ساعات و وظایف مختلف، روزتان را بهینه کرده و از زمان نهایت استفاده را می‌برید.

انتخاب بهترین ابزار برنامه ریزی

حتماً تا به حال به این فکر کرده‌اید که چرا برخی افراد همیشه منظم و به موقع کارهایشان را انجام می‌دهند؟ دلیلش این است که آن‌ها از ابزارهای مناسب برای برنامه‌ریزی استفاده می‌کنند. ابزارهایی که به آن‌ها کمک می‌کند تا زمانشان را به بهترین شکل مدیریت کنند. از دفترچه‌های ساده گرفته تا اپلیکیشن‌های پیشرفته، ابزارهای مختلفی وجود دارد که می‌تواند به شما در ساختاردهی به روزها و افزایش بهره‌وری کمک کند.

در اینجا چند ابزار مؤثر برای انواع برنامه‌ ریزی معرفی می‌کنیم که می‌توانند به شما کمک کنند:

• دفترچه‌های برنامه‌ریزی: اگر اهل نوشتن و یادداشت کردن هستید، دفترچه‌های برنامه‌ریزی همچنان یکی از بهترین گزینه‌ها برای نظم‌دهی به روزتان است. هیچ چیز به اندازه نوشتن کارها در کاغذ نمی‌تواند حس نظم و تمرکز را ایجاد کند. با یک دفتر ساده می‌توانید روزتان را با دقت ترسیم کرده و به راحتی وظایف و اولویت‌ها را مشخص کنید.
• برنامه‌های مدیریت پروژه: اگر کارهای پیچیده‌تری دارید یا نیاز به مدیریت پروژه‌های بزرگ‌تر دارید، پیشنهاد می‌کنیم از ابزارهایی مثل Trello یا Todoist استفاده کنید تا به راحتی وظایف‌تان را پیگیری کرده و اولویت‌ها را تعیین کنید. با استفاده از این ابزارها می‌توانید بدون نگرانی تمام کارهای روزانه، هفتگی یا حتی ماهانه‌تان را در یکجا مدیریت کنید.
• تقویم دیجیتال: اپلیکیشن‌هایی مثل Google Calendar یا Apple Calendar از ابزارهای عالی برای تنظیم قرارها و جلسات هستند. این برنامه‌ها به شما کمک می‌کنند تا تمامی فعالیت‌های روزانه‌تان را به راحتی در یک تقویم دیجیتال ذخیره کنید و به یادآوری‌های خودکار آن‌ها دسترسی داشته باشید.
• اپلیکیشن‌های یادداشت‌برداری: اگر به دنبال ابزاری برای ذخیره‌سازی یادداشت‌ها، ایده‌ها و برنامه‌هایتان هستید، اپلیکیشن‌هایی مثل Evernote و Notion گزینه‌های بسیار خوبی هستند. با این ابزارها می‌توانید همه اطلاعات مهم‌تان را در یک مکان جمع کنید و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
• اپلیکیشن‌های تایمر: اما افرادی که نیاز دارند تمرکز خود را بهبود بخشند، باید از اپلیکیشن‌های تایم‌باکسینگ مانند Pomodoro Technique یا Focus Booster استفاده کنند. با این اپلیکیشن‌ها می‌توانید تایم‌باکس‌هایی برای انجام وظایف‌تان ایجاد کنید و به راحتی از حواس‌پرتی جلوگیری کرده، بهره‌وری‌تان را افزایش دهید.

به یاد داشته باشید که هیچ ابزاری نمی‌تواند به شما کمک کند مگر اینکه خودتان آن را در راستای اهداف و برنامه‌ریزی‌های روزانه‌تان به‌طور منظم و پیوسته استفاده کنید. انتخاب ابزار مناسب تنها بخش کوچکی از فرآیند مدیریت زمان است؛ آنچه واقعاً مهم است، تعهد شما به برنامه‌ریزی و به کار بردن این ابزارها در زندگی روزمره است.

اشتباهاتی که نباید در برنامه ریزی مرتکب شوید

به هیچ عنوان نباید در برنامه ریزی روزانه اشتباهات زیر را مرتکب شوید:

1. نوشتن برنامه را نادیده نگیرید: فکر می‌کنید می‌توانید همه چیز را در ذهنتان نگه دارید، اما واقعیت این است که بدون نوشتن، احتمال فراموشی بالا می‌رود و تمرکزتان کم می‌شود. (مثال: فراموش می‌کنید که امروز باید قبض برق‌تان را پرداخت می‌کردید، چون فقط در ذهنتان داشتید و جایی یادداشت نکرده بودید.)
2. بیش از حد کمال‌گرا نباشید: اگه صبر کنید تا همه چیز عالی پیش برود، ممکن است هیچ‌ وقت نتوانید کاری که می‌خواهید انجام دهید را شروع کنید. برنامه ‌ریزی روزانه خوب یعنی انعطاف‌پذیری، نه بی‌نقص بودن. (مثال: تا محیط کاملاً ساکت و مرتب نباشد، نوشتن مقاله‌تان را شروع نمی‌کنید و همین باعث عقب افتادن کارهایتان می‌شود.)
3. کارهای زیادی برای یک روز در نظر نگیرید: برنامه‌ای که بیش از حد شلوغ باشد، بیشتر از اینکه مفید واقع شود، شما را خسته و بی‌انگیزه می‌کند. (مثال: برای امروز ده تا کار در نظر گرفتید اما فقط سه مورد را انجام دادید و آخر روز احساس شکست می‌کنید.)
4. وقت‌تان را صرف انجام کارهای کم‌اهمیت اهمیت نکنید: وقتی نمی‌دانید کدام کار مهم‌تر است، انرژی‌تان را صرف انجام کارهایی می‌کنید که واقعاً ارزش وقتتان را ندارند. (مثال: به جای تکمیل پروژه‌ای که فردا باید تحویل دهید، وقت را صرف چک کردن شبکه‌های اجتماعی و پاسخ به پیام‌های کم ‌اهمیت می‌کنید.)
5. اهمال کاری و تعلل نکنید: تعلل کردن، دشمن برنامه‌ ریزی روزانه حرفه ای است. هر چقدر بیشتر صبر کنید، رسیدن به هدفتان سخت‌تر می‌شود. (مثال: تصمیم گرفتید از امروز ورزش را شروع کنید ولی دائم با خودتان می‌گویید: حتما از شنبه شروع می‌کنم.)
6. نه گفتن برایتان سخت نباشد: اگر همیشه برای بقیه وقت می‌گذارید، جایی برای کارهای خودتان باقی نمی‌ماند. (مثال: دوستتان ناگهانی بیرون دعوت‌تان می‌کند و چون نمی‌توانید رد کنید، جلسه مطالعه‌تان لغو می‌شود.)
7. همه کارها را خودتان انجام ‌ندهید: بعضی وقت‌ها لازم است بخشی از کارها را به بقیه بسپارید؛ تقسیم مسئولیت به معنی حرفه‌ای‌تر بودن است. (مثال: با اینکه خواهرتان می‌تواند ناهار را آماده کند اما خودتان همه کارها را به عهده می‌گیرید و به بقیه وظایفتان نمی‌رسید.)
8. زمان انجام کارها را اشتباه تخمین نزنید: اگر زمان لازم برای انجام هر کاری را درست حساب نکنید، برنامه‌‌هایتان به‌ هم می‌ریزد و کارها ناتمام می‌مانند. (مثال: فکر می‌کنید نوشتن گزارش فقط ۳۰ دقیقه طول می‌کشد، ولی وقتی می‌نویسید، می‌بینید ۲ ساعت زمان برد.)

همچنین بخوانید: چطور برنامه ریزی سالانه داشته باشیم؟

منابع کمکی برای برنامه ریزی روزانه

منابع کمکی ابزارهایی هستند که می‌توانند در بهبود و تسهیل فرآیند برنامه‌ریزی شما کمک کنند. این منابع شامل موارد زیر است:

1. کتاب‌ها

کتاب‌ها یکی از مهم‌ترین منابع کمکی برای بهبود مهارت‌های برنامه‌ریزی هستند. این منابع به شما شیوه‌های مختلف برنامه‌ریزی، مدیریت زمان و افزایش کارایی را معرفی می‌کنند. برخی از کتاب‌های مهم در این حوزه عبارتند از:

هفته کاری چهار ساعته از تیموتی فریس: این کتاب شما را با روش‌هایی آشنا می‌کند که می‌توانید با حذف کارهای غیر ضروری و تمرکز بر کارهای مهم، زمان کاری خود را کاهش دهید و در عین حال درآمد خود را افزایش دهید.

تکنیک‌های مدیریت زمان به روش GTD از دیوید آلن: با این کتاب می‌توانید ذهن خود را از آشفتگی رها کرده و کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.

مدیریت زمان؛ به روش اساتید هاروارد از تیم چطور: این کتاب تکنیک‌های مفیدی را برای مدیریت زمان به شما آموزش می‌دهد که می‌توانید در دنیای پرمشغله امروز بهره‌وری خودتان را افزایش دهید.

مدیریت موفق زمان به زبان آدمیزاد از درک زلر: در این کتاب، نویسنده از تجربیات خود در دنیای کارآفرینی بهره می‌برد و روش‌های ساده‌ای برای مدیریت زمان به شما می‌آموزد.

2. دوره‌های آموزشی

دوره‌های آموزشی آنلاین یا حضوری نیز از منابع مهم کمکی برای برنامه‌ ریزی روزانه هستند. با شرکت در این دوره‌ها می‌توانید مهارت‌های جدیدی یاد بگیرید و با سرعت بیشتری فرآیند برنامه‌ریزی را تسهیل کنید.

در دوره‌های آموزشی یاد می‌گیرید که چگونه با سرعت بیشتری مسائل مختلف را حل کرده و از منابع خود بهینه استفاده کنید. استاتید مجرب در این دوره‌ها، تکنیک‌ها و استراتژی‌های به‌روز را به شما معرفی می‌کنند تا اصولی برنامه‌ریزی کنید.

برنامه‌ ریزی روزانه چیزی فراتر از نوشتن چند کار روی کاغذ یا اپلیکیشن است. این یک سبک زندگی است؛ روشی برای فکر کردن، تصمیم‌گیری و عمل کردن به‌گونه‌ای که بیشترین بهره را از زمان ببریم. با برنامه‌ریزی دقیق و واقع‌بینانه، نه ‌تنها کارهای بیشتری را انجام می‌دهید، بلکه با آرامش و تمرکز بیشتری هم این مسیر را طی می‌کنید.فراموش نکنید که برنامه‌ریزی مهارتی آموختنی است. پس با تمرین، استفاده از منابع کمکی مثل کتاب‌ها، تکنیک‌های مؤثر و حتی شرکت در دوره‌های آموزشی، هر روز خودتان را به نسخه‌ای بهتر تبدیل کنید.

منبع: https://www.indeed.com/career-advice/career-development/create-a-daily-schedule